История Проекта

В результате переписки 3 участников будущей команды впервые встречаются лично. Мы знакомимся, рассказываем о своём опыте в области project management и делимся идеями. В результате обсуждения мы выбираем идею культурно-языкового фестиваля, поскольку все интересуемся путешествиями и языками.

Но фестиваль — большой и рискованный проект, поэтому мы решаем сначала реализовать MVP (Minimum Viable Product) для изучения аудитории, проверки жизнеспособности гипотезы и отработки методик и задач при проведении проектов такого типа.

Для того, чтобы «прощупать почву» с будущими спикерами, мы оформляем черновую концепцию в слайд.

Мы сформировываем окончательынй Устав Проекта, который содержит:

• ответственного
• подробную концепцию
• основные цели
• дату проведения
• бюджет (точнее его отсутствие)
• требования к площадке
• требования к спикерам
• параметры целевой аудитории
• возможных партнёров и спонсоров

Также на этой встрече мы утверждаем новое и окончательное название «Открой настоящую Данию» и решаем, что нужно дополнить мероприятие интерактивными элементами:

• online-трансляцией в Youtube
• прямое включение из Дании в качестве одного из выступлений

1049 мероприятий запланировано на среду 11 ноября в Москве, из них 32 бесплатные. В том числе проводилось множество акций (купонов на еду, эпиляцию, массаж, стоматологию и т.п.) Среди культурных мероприятий:

• 1 событие о Марокко
• 1 событие о танцах востока (только с российскими участниками)
• 1 российско-итальянский кинофестиваль
• 1 выставка «Россия-Германия» (или 1 российко-германская выставка)
• 1 выставка «Цепь традиции» в Еврейском музее

* Анализ проводился по 1 буднему дню на Яндекс.Афише и KudaGo. Из-за отсутствия API обоих сервисов анализ проведён вручную.

Мы обсуждаем программу мероприятия и формируем черновое расписание. Также мы получаем информацию о том, что некоторые спикеры не смогут присутствовать и обсуждаем альтернативы.

Подводим промежуточные итоги по блокам задач: спикеры, спонсоры и партнёры, площадка.
Спонсоры и партнёры: обсуждаем необходимость привлечения спонсоров на мероприятие. Решаем составить список интересных датских брендов и связаться с ними.
Спикеры: утверждаем окончательные состав докладов на мероприятии:

• Спикер в зале (датчанин)
• Кулинарный мастер-класс (датчанин + шеф-повар G.Graf)
• Online-включение из Дании (датчанин)
• Языковой мастер-класс (русский)

Также решаем искать потенциальных спикеров для online-включения на Coursera (среди авторов курсов из Дании). В процессе анализа:

• Изучены курсы 3 Университетов Дании на Coursera
• Предоставившие 18 учебных курсов
• Найдены контакты более 30 преподавателей (телефоны, email, профили в социальных сетях)

Компания StartEventHere соглашается установить на мероприятии своё звуковое оборудование для обеспечения слышимости в зале и параллельной трансляции спикеров и переводчика.

Мы разрабатываем концепцию продвижения в соцсетях и составляем календарь публикаций. Основной страницей мероприятия мы решаем сделать страницу на сервисе Timepad, в котором пользователи могут регистрироваться на события и оставлять свои данные и дополнительную информацию (можно, например, спрашивать гостей об их ожиданиях по мероприятию). В поддержку основной страницы мы используем фейсбук, вконтакте и интаграмм.
Начинаем готовить контент:

• брать интервью у спикеров (по мере договорённости с ними)
• подбирать интересные факты о Дании и иллюстрировать их
• подбирать фотографии и видео о Дании
• следить за инфоповодами
• искать информацию о датских традициях и компаниях

Мы выходим на Ксению Гордееву, преподавателя датского языка в одном из московских ВУЗов и в Nordic School. Ксения с радостью согласилашается провести матер-класс по датскому на мероприятии.

Посольство Дании в России с удовольствием принимает предложение о сотрудничестве и обещает поддержку мероприятия: предоставление спикеров при необходимости, обеспечение печатных промо-материалов (брошюры, плакаты).

Мы получаем контакты датских брендов из нашего списка и начинаем переговоры с ними.

2 организаторов и технический партнёр по звуку проводят встречу в ресторане G.Graf с техническим партнёром по звуку, шеф-поваром ресторана и одним из спикеров Хеленой Боллесен. Обсуждаем мастер-класс по датской кухне и планируем размещение оборудования.

Мы выходим на Питера Расмуссена, советника министра торговли в Посольства королевства Дании в Москве. Питер заинтересован нашим мероприятием и соглашается рассказать о своей личной истории и жизни в датском городе Орхус.

Страницы на Вконтакте и Инстаграме оказываются неэффективными инструментами в нашем случае, а вот на Фейсбуке дело начинает потихоньку двигаться. Итоги первой недели:

• Увидело ссылку — 1,4к человек
• Перешло и посмотрело страницу – 152 человека
• Нажали кнопку «Интересно» – 26 человек
• Нажали кнопку «Я пойду» – 15 человек

Через сообщество переводчиков Вконтакте мы находим переводчика-волонтёра Юлию Коняхова. Юлия – студентка 4 курса МГЛУ, специализируется в английском и датском.

Мы размещаем информацию о мероприятии на различных ивент-порталах, а также в релевантных дружественных Фейсбук-группах.
Регистрация на Timepad набирает обороты: количество зарегистрированных билетов переваливает за 100 и продолжает расти с каждым днём. Также мы начинаем получать запросы на аккредитацию от представителей прессы.

Мы обращаемся в Посольство за помощью с поиском онлайн-спикера, так как наши самостоятельные попытки не увенчались успехом. Посольство очень быстро предлагает нам контакты Каролины Бильд, студентки из Копенгагена. Каролина изучает русскую культуру, провела год в Москве на практике в Посольстве и владеет русским языком на очень высоком уровне. Всё это делает её идеальным кандидатом для нас.

Мы встречаемся в ресторане G.Graf, чтобы проговорить каждую деталь мероприятия «на местности». Вносим необходимые изменения в тайминг, обсуждаем вступительную и заключительную речи, обсуждаем с переводчиком её обязанности и утверждаем роли каждого из организаторов. Также решаем финальные вопрос с рестораном: рассадка, парковка, встреча гостей и т. д.

Количество зарегистрировавшихся на мероприятие переваливает за 200 человек. Мы начинаем беспокоиться, что зал не позволит вместить в себя всех желающих и принимаем решение о досрочном закрытии регистрации.

У нас ЧП: заболела Ксения Гордеева, спикер мастер-класса по датскому языку. Мы начинаем срочно искать замену по всем каналам и благодаря Посольству находим Татьяну Жегалову, которая соглашается нам помочь. Ксения разрешает использовать её презентацию в качестве материала, и мы снова возвращаемся на ровную дорожку.

Наступает день X. В 16:00 мы начинаем готовить площадку: развешиваем плакаты с изобрадениями Дании, раскладываем раздаточные материалы на столы, технические партнёры собирают и настраивают оборудование. И уже в 18:00 мы начинаем принимать первых гостей. Постепенно их наплыв растёт, а мы стараемся сделать так, чтобы всем хватило места, приходится выносить дополнительные стулья. Мы начинаем вечер как и было запланировано – в 19:00, но гости продолжают приходить ещё в течение часа, мы рады такому успеху, но площадка не совсем готова к такому наплыву.
В остальном вечер проходит строго по плану, без форс-мажоров. Спикеры рассказывают очень интересно, все выступления разные и охватывают большое количество тем, гости вовлечены в процесс и задают много вопросов. А после мастер-класса по десертам официанты разносят эти десерты гостям на дегустацию.
Онлайн-трансляция оказывается в итоге не очень качественной, но в целом слышать можно неплохо.
Мы завершаем наш вечер на позитивной ноте.